Sprawny system obiegu faktur i innych dokumentów firmowych

Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością zapanowania nad wieloma najróżniejszymi aspektami działalności gospodarczej. Wymaga skutecznego systemu zarządzania zasobami ludzkimi, organizacji procesu produkcyjnego, a także wprowadzenia efektywnego narzędzia pozwalającego na sprawne zarządzanie fakturami.

System obiegu faktur wsparciem dla przedsiębiorców

Liczba dokumentów trafiających do dużych, średnich, a nawet tych małych firm potrafi być naprawdę imponująca. Szacuje się, iż każdego dnia jest to od kilkunastu do nawet kilkuset różnego typu dokumentów, w tym m. in. faktur, zamówień, informacji od kontrahentów oraz zapytań ofertowych. Oznacza to, że rocznie dobrze prosperujące przedsiębiorstwo otrzymuje ok. 30 tys. pism, które wymagają nie tylko odpowiedniego przepływu na obszarze firmy, ale i często zachowania w archiwum. Sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów, łatwy i szybki dostęp do konkretnych pism, a także stała kontrola nad terminami załatwienia poszczególnych spraw przy tej ilości pism jest niezwykle trudna, czasochłonna i wymaga zaangażowania sporej ilości osób. Sposobem na zredukowanie związanych z tym kosztów jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, w którego skład wchodzi sprawdzony system obiegu faktur.

Elektroniczny obieg dokumentów w kilku modułach

Profesjonalny system obiegu dokumentów winien składać się z kilku wyspecjalizowanych modułów, które dedykowane są konkretnym potrzebom przedsiębiorstwa. Moduły te mogą być włączane do systemu w zależności od rozmiaru firmy, od jej profilu i związanych z tym wymagań. Najważniejszymi modułami wchodzącymi w skład profesjonalnego systemu obiegu faktur i innych dokumentów są:

  • moduł odpowiedzialny za elektroniczny obieg dokumentów,
  • moduł wprowadzający system obiegu faktur,
  • moduł wprowadzający rejestr umów,
  • moduł pozwalający na zarządzanie wnioskami urlopowymi,
  • moduł odpowiadający za delegacje,
  • moduł usprawniający workflow.
System obiegu faktur

System obiegu faktur

Czas potrzebny do wdrożenia profesjonalnego systemy obiegu dokumentów zależy od rozmiaru przedsiębiorstwa, ilości zatrudnionych w nim pracowników, a także od liczby i stopnia skomplikowania procesów, które chcemy odzwierciedlić w systemie. Zwykle pełen proces trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów

Ponieważ każda firma posiada własną, niepowtarzalną specyfikę, również i obowiązująca w niej ścieżka obiegu dokumentów pozostaje unikalna. Dlatego też, aby elektroniczny obieg dokumentów spełnił pokładane w nim oczekiwania, jego wdrożenie musi być poprzedzone właściwym zdefiniowaniem potrzeb oraz skonkretyzowaniem celów. Jeśli jednak cała procedura zostanie wprowadzona w sposób profesjonalny, pracownicy firmy natychmiastowo uzyskają szybki dostęp do potrzebnych im dokumentów i informacji, a pracodawcy możliwość natychmiastowej lokalizacji konkretnych pis i lepszą kontrolę nad prowadzonymi działaniami.

Comments
  1. Kinga Odpowiedz

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *